Gestion de standard : 5 conseils

La gestion de standard est importante afin de bien gérer les appels entrants et les appels sortants. Vous garantissez d’assurer un bon accueil téléphonique aux clients. Malgré le développement d’Internet, le standard téléphonique est toujours un point important dans la communication d’une entreprise. Une excellente gestion est de mise tout au long de l’année afin d’apporter satisfaction aux clients.

Les conseils à suivre pour une excellente gestion de standard

Une excellente gestion de standard demande une organisation quasi irréprochable. Pour traiter les demandes des clients, il faut en effet une personne qui soit à leur écoute et qui puisse trouver les bonnes solutions. Si le volume d’appels entrants est important, vous devez compter sur une société de gestion professionnelle et sérieuse comme Callandco.

Outre cela, il faut que vous adoptiez un contact personnalisé. Il faut que chaque personne soit parfaitement accueillie et qu’elle puisse se sentir importante. Il faut être capable d’orienter les clients afin de leur montrer que votre entreprise est professionnelle. Cela contribuera grandement à l’image de votre société.

Vous devez aussi mettre en place un service professionnel pour une bonne gestion de standard, qui soit facilement joignable, sans trop d’attente, et qui puisse apporter des informations fiables. Le but étant de traiter rapidement les demandes d’appels entrants et de fournir des réponses adaptées. On sous-entend ici la prise de message, le transfert d’appel, l’identification d’un appel.

Apprenez au standardiste à être réactif et à essayer de trouver une solution qui conviendra à son interlocuteur. C’est la clé d’une bonne gestion de standard. Il faut savoir utiliser le bon langage avec la bonne personne, ainsi que la bonne technique d’approche.

L’externalisation d’un appel

La bonne gestion de standard passe aussi par l’externalisation de votre standard téléphonique. Cela vous permettra d’avoir une meilleure organisation. Grâce à cela, ce sont des télésecrétaires professionnelles qui vont se charger de répondre à vos appels et d’orienter les clients efficacement en répondant à leur demande. Outre cela, elles seront aptes à traiter les appels prioritaires et à gérer les appels difficiles. En effet, une gestion de standard passe par la maîtrise de toutes les fonctionnalités du standard justement.

Grâce à cela, les appels sont mieux gérés et les files d’attente seront évitées, ce qui évitera toute frustration au bout du fil. L’entreprise se doit d’avoir comme mission de satisfaire l’ensemble de ses correspondants et de répondre rapidement et efficacement à chaque demande de ses clients. L’externalisation vous permettra de gagner du temps tout en donnant une image positive de votre entreprise aux yeux de vos prospects.

Cliquez ici pour savoir en quoi consiste le standard téléphonique !

Les avantages d’une bonne gestion de standard

Avoir un standard téléphonique garantit la bonne communication avec vos clients. Mais encore faut-il avoir une bonne gestion de standard pour bénéficier de tous ses avantages. Quels sont-ils ?

–          Le renvoi des appels ainsi que les interceptions ;

–          La présentation des appels entrants et sortants ;

–          Le basculement vers les autres lignes du standard ;

–          La messagerie vocale pour tous les postes téléphoniques de la société ;

–          Le filtrage de tous les appels entrants ;

–          La redirection des appels vers tous les postes du standard ;

–          L’analyse du trafic de tous vos appels.

Pour bénéficier de tous ses avantages, il faut une excellente gestion de standard. Peu importe la taille de votre entreprise, l’accueil téléphonique est un atout de taille pour vos clients, vos prospects et vos collaborateurs.